两个模型帮助你加强工作效率

逍影歌 逍影成长利器 2016-12-06

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亡羊补牢犹未晚,但最好永远都别延迟。

上一篇文章谈了改善你的“职场倦怠”,里面有一条建议就是:专注去做那些重要且不紧急的事。那本文由此展开,介绍两个思考模型:艾森豪威尔矩阵后果模型,来提高你的工作效率。

一、艾森豪威尔矩阵

这个模型,大家都应该略有耳闻了,就是按重要性和紧迫性来划分工作任务。

这是由美国前总统艾森豪威尔提出来的,他有一句名言就是:

最紧迫的决策通常都不是最重要的。

他有能力在时限之内完成任何事情。跟着他,你会学到怎么样来区分“重要”和“紧迫”之间的差别。

不论落到你面前的工作是什么,你一开始就可以根据艾森豪威尔的模型对工作进行分解,然后决定进行的方式。我们通常太过聚焦于“紧迫和重要”的事情,只看到需要立刻处理的事情。尝试问自己一些问题:

我什么时候要处理那些重要不紧急的事?

什么时候能抽出时间处理那些重要的工作,以免它们变得紧迫?

比起普通的列清单,这个模型更能帮助你在有限时间内做出取舍。

1.重要且紧急

这几乎就要完成,没有意外,是首要完成的工作。

2.不重要也不紧迫

这类事情,你心里也很清楚,不用花时间,但是有时它往往就是会被当做娱乐,来占用了重要不紧急的事情。

3.紧急却不重要

这类事情,其实特别多,基本它一多,就会挤占了几乎所有时间。比如你手头正在做着重要的事,突然来了个电话,要不就是来个同事找你闲聊。

4.重要且紧急

这类事情重要性不言而喻,但往往要等到把事情拖到紧急时才想起来。这类事情更像是修行内功,比如计划的制定、战略的布置、个人的学习等等,看似不紧要,但会影响工作的能力和眼界,这些事情做不好往往会推后腿。

这个模型,不仅在工作上有用,而且在生活、学习、沟通等方面都有作用。

二、后果模型

我宁可做过再后悔,也不要对没去做的事情感到遗憾。

针对我们了解的事情,艾森豪威尔矩阵可以帮助你决策孰重孰轻,但是如果遇见一件你压根就没想过的事情,你对它的信息了解甚少,那怎么办?

你经常得在信息有限而且模糊的情况下做出决定。比如,项目开始之初还没有什么明确的细节,你就得勇于大胆决策。其中最重要的原因是,初期决策的影响最为深远。如果等到项目尾声时,虽然你已有深入了解,也买有了顾虑,可是这时候就没有关键的决策需要决定。

所以最重要的问题在于,你怎样才能弥补怀疑和决定之间的隔阂

你之所以无法快速做出决策:

1.因为对所要进行的事情缺少判断的依据

2.因为过去的经验对所要判断的事情缺乏迁移性

3.没有感觉到当机立断的性格为自己命运带来的价值。

不过,不做出决定本身就是一个决定。如果你对决策不做出定夺,那么通常是因为潜意识里已经做出不沟通的决定。这会使团队内部成员陷入不确定感,所以你想通过些时候再做出决定,务必要明确地和大家沟通。

你要有勇气,信息再少也要大胆做出决定。在缺乏信息的情况下就要做出明智的决定是一件巨大的挑战。但是因为缺乏信息就不做决定带来的后果一点也不比不做决定要好。

1、培养自己在最短时间内搜集相关信息的情报检索能力;

2、在年轻的时候有意识让自己经历各种不同的事情,这些事情你了解做出各种不同行为决策会带来的后果,一旦一件事情后果可以预期,你就不会对它做出决策有多害怕。

3、找一些后果可控的事情,逼自己在时间节点前做出决策,慢慢培养自己的行动力。

题图:网络来源


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愿你在工作之余,还有时间欣赏身边的“风景”

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