“对不起,我们公司不招35岁还用不好Excel的人!”

点击蓝字关注☞ 十点读书 2019-03-11


  

文 | 十点君

问个问题:什么样的女人活的最自在?


大多数人都会给出这样的答案:优雅、从容、知性、高效......不难发现,在这些形容词的背后,都蕴含着三个字:不忙乱。


拥有不忙乱的人生是什么样的体验?


我想,那大概是:


《欢乐颂》里的安迪,有气质又有气场,干练中透着些温柔;

《那年花开月正圆》里的周莹,另辟蹊径,思维灵敏不输男人;

《我的前半生》里的唐晶,轻盈的“亦舒女郎”,永远自信,处变不惊;



可现实生活中,很多人都是左手柴米油盐酱醋茶、右手回复整理文件处理数据,虽不至于鸡飞蛋打,但的确影响了工作和生活节奏。


一些人会说,电视剧里的人设都不太现实,其实,“自在女人”从不是电视剧标配,往往一个动作,就能解决工作、生活中大大小小的麻烦。



“淡定姐”被工作拖垮

其实,2分钟就可以搞定大麻烦


去年春节放假前,城市里一片喜气祥和,下班后想约一下好友熙熙,可电话打过去一直无人接听。


晚上10点时,熙熙的电话打了过来,拖着略沙哑的声音说:“Amber,我连轴转了4天了,刚有空回你电话。”


熙熙一直是朋友里的“淡定姐”,虽然知道她月末月初会有些忙,但没想到才几天的时间电话里的她就变了个人似的。



“Amber,你也知道,我们门店各类报表又多又杂,赶上年终,工作量翻了几倍,我熬了4个晚上还是弄不完,再这样春节我就回不去家了。”


我在安慰她的同时,仔细询问了她的工作内容:


每个门店有1~12月,共12个表

每个工作表有1000+行数据

类似的Excel表有20+个,都要合并到一张表上



如果这样做下去过年绝对回不去家,想象一下,就算是机器人不眠不休不间断也要做2天。


更何况手动一条一条的复制,还会经常出差错,反复核对校准,要想短期完成得把人累个半死。



结果也是如此,熙熙连做了4天,越做越急,越急越错…


实际上,在工作中有很多常被忽视的神技可以大幅提高工作效率,而聪明人早就应用自如了。


我把Excel中的自动合并功能教熙熙一步一步实现,整个过程也就3步:


指定文件→自动合并→生成结果



2分钟就搞定了她原来4天的工作,效率提高近3000倍,实际操作的只不过是几个按钮而已。




她曾是团队中的拖油瓶

现在一跃成为IBM高级顾问


我们仔细回忆下,那些因为一个小技巧造成的大麻烦在生活中数都数不尽。


就像熙熙,遇到问题了还在用笨方法一条一条复制,不仅增添时间成本、打乱工作节奏,往往还会影响工作进度和职场上的姿态。


其实,无论是工作还是生活,我都可以一键规避麻烦。


你一定很好奇我是谁?


我叫Amber,整天面对各种表格、数据,熟悉我的人都称我“大表姐”。



我此前在IBM公司担任高级顾问多年,服务过中石化、央视、国家电网等数十家顶级企业。


多年来,我拥有8088项专利,在世界排名前10名的IBM公司玩了20年数据,我过手的数据没有喜马拉雅山那么高,也有北极圈的雪那么厚了。


但其实,曾经也是个“忙乱小白”。


刚踏入职场时,总是加班到深夜,每次做Excel时,一条一条复制粘贴,用计算器汇总,那时我对于“函数”、“公式”不屑一顾。


我始终认为,学Excel有些麻烦,而且复制粘贴也费不了什么时间。



直到一次,老板交给我临时处理一个项目,需要2天内统计A~F共6家客户一年内的交易流水汇总。


我并没多想,照着原来的笨方法就开始做,我逐渐发现,按照这个速度,出错不说,2天根本做不完。


2天很快就过去了,我在手忙脚乱中迎来的是老板的怒吼:


“看你整天累的像个无头苍蝇,连张表都做不好,找个实习生都比你强!”


转过身对旁边工位的玲子说:“邮箱查收一下,今晚之前想办法整理出来。”


没想到,玲子不紧不慢打开Excel,几个按钮就搞定了,没等老板走出门就已经将最终文件发给了老板。



玲子对我语重心长的说:“细节决定效果,Excel才是处理数据、建立数据思维的永动机。”


经过这次经历,我深知Excel的重要性,开始系统地研究Excel技术书,多次参加Excel技能大赛,力求吃透Excel的各项功能。


同时,Excel还让我拥有了高效的数据思维:做项目策划、工作计划、时间管理、素材整合……


在Excel的帮助下,我不仅提升了工作质量,还把时间掌控得游刃有余。


仅仅用两个月,就拿下了SAP全球财务认证、高级工程师认证,这两个被称为业界最难考的资格认证



Excel没你想象的那么难


提到Excel,很多人都会联想到复杂的公式计算、函数、英语词汇,因为嫌“麻烦”,所以继续用老方法,左手计算器、右手一条条复制粘贴。


其实不然,40个左右常用好用、方便快捷的函数,就足以应对职场日常工作。


把这40多个函数用到的单词都抽出,一共就35个最常见的词汇而已。


所以,千万不要认为自己英语不好,学不会函数。



至于数学,只要你会四则运算,会比大小,再加上这35个小学单词,就会在Excel中写公式。


当你有了这40+个常用函数做基础,即便你再学其它函数,都不会有难度,因为你已经懂“套路”了。


现在,我来到十点课堂,将20多年的从业经验和工作生活中遇到的Excel问题反复凝练,将职场中那些常见的、大多数人已存在的、还未发现的雷区技巧倾囊相授。


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