让你高效工作、轻松无压的忍者习惯

warfalcon 2019-08-25


刚看到过一本新出的时间管理书籍《高效忍者》,虽然作者说传统的时间管理方法已经过时了,但很明显能看出来作者了借鉴了 GTD 系统中的很多理念和步骤,全书的真正核心还是注意力管理。


2019年第86本书




八大忍者式思维




身心禅定


忍者完全有能力在事情一箩筐时仍然保持淡定从容。


使用“第二大脑”:简单来说用使用印象笔记、幕布类 APP,随时记录想法和信息。


信赖自己的系统:建立自己的系统,并充分信任这个系统。


不要追求全部做完,优先完成重要和正确的事情。


保持良好的身体状况:做好精力管理


有准备,有条理,未雨绸缪,默认的工作状态变得有条理,让自己更容易进入心流状态。




冷静果断



合理拒绝过多的工作,不管是对自己,还是对他人,不做好老人。


排除外界干扰


20%的事情会产生80%的影响力。优先完成重要事项。



善用武器



通过各种模式来提高思考和决策的质量和速度。


寻找合适的工具、APP,提高处理效率。


通过挑战自己,不断改进和创新,提高决策的质量、数量和速度。



神秘莫测



你最不该做的就是有求必应。没有什么事情需要和别人沟通时,就远离众人的目光。很多办公室里都存在社交或者其他浪费时间的活动,不要过多参与。要让人难找到你,让自己神秘一点,如果迫不得已,就表现得冷漠一点。保护自己的注意力,把它用到你想用的地方去,不要被别人劫走。下面有几个例子。


• 尽可能远离人群——在家、咖啡馆、会议室或者室外工作。如果你在开放式的办公室工作,不太可能长时间远离办公桌,那么你可以同上级商量获得一些离开办公桌的“思考时间”。当然,你还可以强行用点小动作:在Outlook日志里设置几个措辞含糊的预约提醒,其他人就会觉得:“哦,貌似他/她不在办公室。”
• 找一个帮手帮你对各种不值得花时间的任务或者会议说“不”。(如果你找到了可以帮你说“不”的人,不仅你能更轻松,对被拒绝的人而言也更有礼貌。)
• 有选择地接电话。如果你认为这个电话可能比你正在做的事情更重要就接,否则不接。
• 在日历上设定一个时间,用于进行创造性思考、回顾、预先规划或其他重要活动。
• 为一些活动设立明确的界线,比如邮件、聊天、网络电话、即时消息等。养成一种自觉打开和关闭这些工具的习惯。在我工作过的所有企业里,Outlook(或其他邮件客户端)几乎都是全天打开的,Skype等类似干扰也是如此。是时候甩开与外界联通的压力,进入“人间蒸发”(go dark)状态了。


保护好自己的注意力:定期中断网络,减少各种干扰


把工作分配给别人



另辟蹊径



要有质疑一切的心,始终寻找能够帮助你进步和创新的机会,用更简单有效的方法做事。


现在在工作中遇到的问题可能是别人在其他领域曾经遇到的问题,也可能是其他人将来会遇到的问题。就像决策可以模仿一样,我们也能从其他领域学习创新的模式。引入新思维,从不同行业的角度看问题是个很有效的技巧。


借鉴他人的成功之处非常重要。接受指导是最好的效仿途径:出发前向过来人问问建议,找到成功的捷径。除了导师,你还可以找“同类”帮忙。谁会和你在同一时间经历相似的过程?可能他们也都有导师,也学到了同等重要的经验。别害怕和他人分享知识,你也能从他们那里学到宝贵的经验,其价值甚至出乎你的意料。


不要害怕打破规则,尤其是在你能够摆脱一些老而无用的流程时。




机敏灵活



1. 我们自己的头脑“储备”或延长主动注意力的时长而不感到疲惫的能力。人们或许可以暂时借助咖啡或其他刺激性饮料达到这一点,这在短时间内有一定效果,但我们需要的是更有持续性的办法。


2. 我们在这一过程中引入其他辅助资源的能力,这些资源包括其他人、更多的时间或者更好的技术。



培养“反应能力”也需要如此。有几个很好的做法,我们可以坚持每天都做。
• 有条理:如果要做出反应,就一定要做好准备。
• 少做承诺,不要安排太多任务:我们总是贪多嚼不烂,甚至经常是一天都在为别人的事奔波。每周或每个月初,先在日历上多留白,把时间留给目前还未知的计划。
• 超前规划:无论使用哪种整理系统,多想一步,提前动手,以备不时之需。




自我审视



除了花时间倾听自己的想法和感受以外,积极有效地倾听他人也是沟通与合作的灵魂。倾听反对意见,关注反馈以及事物间的联系也是非常重要的技能。


适当休息是一种重要的准备方法。下次,你也从朝九晚五中留出这种关键时间,不工作,而是把注意力放到完全不同的事情上,瞧瞧会怎么样。



找到你的压力来源:



看一遍下方列出的压力诱因,把首先能够采取的最明确的步骤写出来,可以根据需要采取相应的步骤,感受一下压力减轻的滋味。



缺乏控制感:花五分钟清理桌面,为工作腾出空间。
写下你自己的方案 __________

害怕改变:把目前生活中发生变化的方面写下来,或找个人聊聊——两人分担,困难减半。
写下你自己的方案 __________

对超负荷的恐慌
写下你自己的方案 __________

害怕犯蠢:对于你一直想要蒙混过去的事情,冒个险,向团队说清楚、说具体,负起责任。
写下你自己的方案 __________

害怕犯错:用“假装自己可以,你就真能办到”这个策略。保持眼神交流,深呼吸,带着自信说出你必须说的话。只要你最终做到了就可以。
写下你自己的方案 __________

避免冲突:发生冲突时,要有勇气和对方沟通,即便结果是“同意各自保留意见”。
写下你自己的方案 __________

模棱两可带来的不安:给自己十分钟想想现在面对的一个问题,做些记录,帮助自己形成思维框架。
写下你自己的方案 __________



注意力管理




注意力时刻表


• 拿一张纸,把你平常工作日的状态变化画出来——流程图、清单、折线图、思维导图或者表格,你觉得哪个合适就用哪个。
• 你的图表要包括起止时间、休息时间以及工作前和工作后的活动(比如回家,或者在到达办公室之前查看邮件等)。
• 在这些事情上方标出你的注意力持续时间:哪段是主动型注意力时间,哪段是积极型注意力时间,哪段是不积极型注意力时间?
• 把你的新发现记下来,想想你最适合和最不适合处理非常关键、困难或复杂的任务的时间。


找到自己的 注意力特点,并用来安排工作。




从四个方面帮助你进行注意力管理:



1. 根据注意力水平安排工作
2. 保护注意力不被打扰
3. 通过提高大脑效能,延长注意力集中时间
4. 挖掘新的“注意力资源”


CORD高效模型



这个模型的流利明显是 GTD 的变形,





创建日检查表



日历:


今天日历上有什么?未来三至五天内有哪些事项要截止了?
还有行程需要查看吗?纸质日记本上有吗?


大石头:


今天完成哪些任务才算圆满呢?
我想划去哪些任务?
有哪些大石头需要我注意并翻起来看看底下有什么?


抵触情绪:


在这些任务当中,我最有可能不想做哪个?为什么?


注意力管理:


在这些任务当中,哪个最需要我集中精力,投入主动型注意力?哪些可以在不积极型注意力期间完成?


依赖性:


我选择做的这些事需要什么特定的时间、人才或资源才能完成吗?



执行检查表



与抵触情绪做斗争



抵触情绪本身很简单,只有几种。但是它的影响力、创造力和隐蔽能力不容小觑。它能以各种形式出现。下面有几种比较常见的,你应该小心。虽然我列了很多,但还远不能将其穷尽:


• 做事完美主义。
• 为现在就可以做的任务组织一场会议。
• 工作完成后花很长时间调整字体、风格和标题。
• 花好几个小时调查和收集数据。
• 排除有争议或有趣的部分。
• 过度整理。
• 害怕改变。
• 批判想要创新或做出改变的人。
• 比起内容,更担心字数。
• 强迫症似地检查自己的工作。
• 向他人询问反馈,实则是想找心理安慰。
• 本可以勇敢一点和人交谈,却只是去泡了杯茶。
• 玩手机上的效率应用,而不是真正提高效率。



能够辨识抵触情绪是非常关键的第一步。一旦你发现了疑似的抵触情绪,战争就开始了。



抵抗并战胜抵触情绪



无论在何时,我们都有两种应对抵触情绪的方法:


• 想办法忽视它,让它住嘴。
• 巧妙地避开它。



让抵触情绪住嘴



* 捕捉收集大脑里的想法,让抵触情绪有机会暴露在阳光下。
* 冥想。冥想非常适合用来探索、发现和识别。
* 营养和锻炼。锻炼好身体能削弱抵触情绪的作用。健身能产生积极的内啡肽
* 放松。很多抵触情绪在活动之后最为强烈。
* 回顾周检查表和日检查表。回顾阶段很关键。因为你正在清点工作,纵观全局,这个过程会激起你的抵触情绪,而后抵触情绪会尽可能打断你、打扰你。
* 找一个“导师”。导师能帮你意识到不只是你有抵触情绪



巧妙地避开抵触情绪



建立工作仪式:习惯能够分散抵触情绪的注意力,利用拖延它的时间,你就有机会为工作创造动力。一天开始前按照一定章程做事是个比较聪明的做法。


可以在开始工作之前,建立你自己的专注仪式,让你注意力更集中。


设置截止时间:当你面对没有时间限制、拖延概率很高的项目,有一个人为你设置截止时间,让你把注意力放在这个时间点上,会对你完成工作很有帮助。对错过截止日期的恐惧将远远超过对质量的担忧,后者这样微小的抵触情绪和前者相比简直微不足道。


游戏化:让工作变成一种游戏能够分散抵触情绪的注意力,你刚好能利用这段时间克服它。


先做最难做的:一天开始之际,做清单上最难做的任务,可以是最大的大石头,也可以是你最不喜欢做的事情。



借助纸笔:如果你想让大脑进入工作状态,那就允许它有想法、有创意。在身边放好纸、便笺和漂亮的笔,然后静观好点子喷涌而出吧。


重在开始:我们只要把一项任务做上5分钟,就能揭开它神秘的面纱,获得更多想法,做出更多行动。


热身很重要:一名舞蹈演员,保持动力和创造力的习惯就是起床,下楼,打出租车去健身房。





 100天行动读者反馈 


@忍冬花路飞
这个公众号不错,加上我自己看的别的书,今年收获成长很多,养成了每天十一点半准时睡觉早上七点起床每天跑步十几分钟的好习惯


@zero
2.5KM DAY19


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① 打败拖延症:我是如何战胜拖延症的?


② 养成好习惯:不需要意志力的习惯养成法:100天行动


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