说说职场中的交流和沟通

朱赟 嘀嗒嘀嗒 2020-02-10

关于职场的交流和沟通,记得我之前好像写过一些。来 Coinbase 已经有快两年了,有了不少的成长,尤其是在职场交流上。说起来,每个公司都有核心文化(core values),Coinbase 的四大核心文化之一,便是清楚有效的交流(clear communication)。所以能感觉到,这里的人,尤其是管理者,对交流和沟通的标杆是相当高的。文化和氛围这东西可意会但很难言传,所以我只能尽我最大努力简单说说自己的体会和经验吧。


交流大致分四种,一种是各种书面的文档、email,自己写好或者发出去,别人大部分时候是异步的阅读,然后有些情况会有评论(comment)或者回复;第二种是一对一的对话,这可能是面对面的交谈,也可能是 slack 这样的工具上的对话;第三种是组会,或者是 slack 群里面多人的讨论;最后一种是演讲(presentation),就是你一个人给大家讲。


先说一些适用于所有情况的基本准则。


首先就是从交流对象的角度去考虑话要怎么说。职场的交流沟通和朋友相处间的交流,最大的区别:交流是你工作的一部分。换句话来说,在职场你说话写字不是为了抒发情感,不是为了发泄感情,而是为了办好事情,让对方了解你想让他了解到的问题和情况,或者是你对一个问题的看法或想法。这里面可能和平时说话不大一样的地方,就是首先你要把对方作为中心,而不是你自己。你要说的,不是你想说的,或者你觉得正确的语序和方式;而是怎么说,会让对方会感兴趣,一下子就明白,并且印象深刻


我遇到过组里的人,跟外组的人解释一个东西,从头到尾一二三,每条都对。但是外组的人听完了,虽然点头,但是其实这三条里,真正需要那个组的人注意或者帮忙的,就完全被弱化了,甚至不知道对方是不是真的会完全领会基于这三点,他该注意什么,该做什么。所以这种情况,后面加一句:这里你们可能尤其需要注意的,是xxx。这样就能极大强化对话的效果。


另外,说话不在多,不在快,而在准确切到重点上。事实上,尤其是口头的交流,你说多了、快了、除非对方已经知道大部分的内容,大部分你说的,都成了无可奈何的耳旁风。先把最重要的点说了,具体那些细节,等着别人来问再给更多,而不是一股脑儿都倒给对方,大部分时候效果会好很多。


如果是回答问题,确定你真的明白了对方想问的是什么再回答。开会的时候遇到一个人问了问题A,结果另一个人回答了问题B。如果你还不好插话,是不是特别着急?


还有的时候对方因为对一些具体细节不熟悉,问的问题甚至可能不是他真正困惑想问的问题。这种情况在上级问一个下级所属事务相关的问题,但是对那部分事务又不那么熟悉的时候尤为经常发生,这时候如果问题听起来似乎太简单或者太奇怪,你就要试着去推测对方是不是应该想了解另一个问题只是问的方式不对。推测完了先确认你推测的对不对:“您的问题答案是xxx,但我想您是不是想了解xxx的意思? 这样的去确认,如果对方说不是,你那个答案就够了,那就算了。如果说是,这样,你才有机会回答了实际的问题。


演讲还是组会,说话的时候不要只盯着自己的电脑或者大屏幕,看看大家的表情和眼神,看看是不是已经云游方外了,还是有困惑的表情。如果你不能把大家的注意力带到你身上,那你说再多也只是背景噪音。


其次就是养成一个习惯,帮别人划重点。这个在书面交流中尤其重要。什么意思呢?如果是文档,你的 summary 或者 overview 就要确保假如别人没时间看完,他仍然能准确知道整个文档主要的中心思想。如果是 email,我发长的 email 一定都有两个要素:一个就是最前面的 TL;DR (too long, don't read),一个就是 email 里一定会有 10% 左右的文字是黑体


因为职位需要,现在经常发周报,以及一些给高层或者整个大组的信件。我们都知道,长的信件除非是那种重要到他们不看会后悔的,大部分人可能看个标题很快就标注已读并存档。谁也没有时间和耐心去在你的信件里找有没有什么值得注意的。这个时候,前面的 TL;DR 确保是你用一句话描述了的大家绝对不能错过的内容的概述。如果需要更多讲解,加一句:see details below。这就帮助大家快速决定是不是有必要去读你的全文。


然后 email 主体再学会用黑体点出最重要的内容,这样别人如果只有30秒跳读你的信件,就会读所有的黑体部分。只要你重点没划错,你就帮你自己让别人没有错过你想传达的信息。


以前遇到别人说:我 email 里都写了啊,你自己没注意看。我会觉得,他说的很有道理。但是现在的我就不一定认同。如果你真的能把 email 写到帮别人划重点,并且划对,其实别人漏掉重要信息的可能性会极小。


最后说一说哪些是满分之外的那100分。


如果你刚和另一个人讨论一个问题有了一些方案、思路、想法、尤其是决定时,第一时间尽可能把讨论内容汇总,群发 email 给或者 shared slack 给所有可能相关的人。这一点对于经常需要做决定的人尤其重要。否则你可能会遇到后面有另一个不同的决定,或者有些事情和你的决定好像有矛盾,然后你再去说:我和谁谁谁早谈过了,决定要怎么怎么。你没告诉到所有该告诉的人,谁知道你决定了什么啊。


但是要注意的是,群发的目的是让大家得到一致的信息(on the same page), 内容发出去前,只要条件允许,请务必先让参与和你讨论的人过目确认,避免不必要的误解。而不是让和你讨论的人从群发消息上意识到你俩的理解有出入,然后炸了。好的处理,你先给参与讨论的人看了,说我这样发出去有问题吗,对方确认没有问题,这件事就很圆满。没有这一步,到时候那人说:我什么时候说xxx了,根本不是那个意思,那你就去吵吧。吵赢吵输,你都丢掉了一部分人的信任。


任何时候不要给你老板一个惊喜。在没有十足把握下,重要的或者敏感的东西发出去之前,先让老板看一下。他忙或者信任你说不用看了,那是另一回事。但是这样问一下,可以避免很多让你后悔的情况。甚至,哪些东西该由你说,哪些东西你就该等着你的老板先去说,尤其不要出格。


有两个以上人问你同一个问题,就不要反复口头回答或者私聊里回答。尤其是回答起来还比较费劲的问题,把答案记录下来放在一个共享的文档或者网页上,作为标准答案,不断去完善这个标准答案。下次再有人问、再有100个人问,给他发个答案链接就行。就不用去抱怨为什么大家总问你这个问题了。


同样,如果有多个人对你的某个设计、说法、方案有误解,就可能不是别人的理解问题,而是确实容易引起误会,这个时候,静下心来去看看怎么可以做到或者写到更好,而不要轻易觉得是自己找不到知己,或者别人智商不够。


先写这么多吧,职场的交流和沟通绝对是门大学问。初级的人能把事情说对明白(但别人能不能懂要看其理解力高低),中级的人能把大部分人都说懂,高级的人是通过交流和沟通把一整个团队、甚至别的团队结结实实拉到一起,达到自己想要的目的,把问题解决。当然,我也还一直在学习,共勉之。


注:我的小密圈因为太久不维护,已经被系统限用。若有事或联系内推,请加我linkedin 或者发信 angela.zhu@coinbase.com

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